行政會(huì)議制度

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一、目的 會(huì)議制度是確保公司運(yùn)行有序、信息共享、集體決策、解決問題的重要手段。因此，會(huì)議的有效性決定了會(huì)議的成功與否。同時(shí),也是企業(yè)文化和人力資源的應(yīng)用是否合理和減損的考量，以及企業(yè)團(tuán)隊(duì)精神和企業(yè)管理的有效性表現(xiàn)。 二、會(huì)議類別 1、年度工作戰(zhàn)略研討會(huì)定義及程序 年度工作戰(zhàn)略研討會(huì)是指公司董事會(huì)與決策經(jīng)營管理層在每年第四季度次月月底即每年11月底，在完成本年度預(yù)算報(bào)表和商務(wù)銷售體系下一年度銷售預(yù)測(cè)的基礎(chǔ)上，討論研究并科學(xué)分析做出下一年度的總體大綱目標(biāo)而設(shè)定的董事會(huì)擴(kuò)大會(huì)議。 (1)會(huì)議由總裁秘書起草并發(fā)布； (2)由總裁秘書或公司行政部負(fù)責(zé)該會(huì)議的全部安排； (3)會(huì)議由董事會(huì)執(zhí)行董事或公司總經(jīng)理主持； (4)聽取公司各部門負(fù)責(zé)人年度工作總結(jié)匯報(bào)； (5)明確公司年度總結(jié)通稿內(nèi)容后制定下一年度的戰(zhàn)略目標(biāo)預(yù)算大綱的行文； (6)明確表彰優(yōu)秀部門和優(yōu)秀人員的名單； (7)制定并通過下一年度戰(zhàn)略目標(biāo)預(yù)算大綱； (8)董事會(huì)或公司行政部做好會(huì)議紀(jì)要并行文。 2、年度總結(jié)表彰大會(huì)暨下一年度目標(biāo)大會(huì) (1)根據(jù)本年度的目標(biāo)預(yù)算完成狀況，對(duì)為本年度企業(yè)發(fā)展做出重要貢獻(xiàn)的部門和人員進(jìn)行表彰授勛； (2)根據(jù)年度工作研討會(huì)的決議，宣布公司下一年度的總計(jì)劃預(yù)算大綱。 3、公司月例會(huì)定義及程序 公司運(yùn)行過程中，管理體系需各部門的信息支撐作為指導(dǎo)經(jīng)營管理層作出決策指令的依據(jù)，各部門應(yīng)按照年度大綱預(yù)算將工作細(xì)化到季度、月度。由月會(huì)所產(chǎn)生的每月工作報(bào)表是公司實(shí)時(shí)運(yùn)行的動(dòng)態(tài)信息報(bào)表，指導(dǎo)并掌握著公司運(yùn)行的日常維護(hù)的重要手段。 (1)每月24日下午三點(diǎn)前各部門應(yīng)將本部門本月完成的情況和尚需解決的問題作出統(tǒng)計(jì)月報(bào)表并報(bào)公司行政部行政專員匯總成公司月報(bào)，再由行政專員將月報(bào)表發(fā)至月例會(huì)主持人（原則上由公司分管運(yùn)行的領(lǐng)導(dǎo)或辦公室主任主持）； (2)每月25日下午兩點(diǎn)（如遇假期則順延至下一工作日）由月例會(huì)主持人主持月例會(huì)，各部門負(fù)責(zé)人根據(jù)匯總報(bào)表進(jìn)行上一月工作小結(jié)并作本月工作計(jì)劃通報(bào)； (3)各部門待決問題討論并提出解決方法，若所需其它部門給予援助的，任何部門不得推諉，積極配合并落實(shí)到人，明確完成日期； (4)行政部行政專員負(fù)責(zé)會(huì)議紀(jì)要記錄并匯總，會(huì)議結(jié)束后三小時(shí)內(nèi)完成整理行文并發(fā)至公司各部門，同時(shí)抄送公司所有領(lǐng)導(dǎo)。 4、月度經(jīng)營管理層會(huì)議及程序 公司經(jīng)營管理層月度會(huì)議是經(jīng)營管理層根據(jù)各部門月度工作報(bào)表進(jìn)行分析和研判月度工作的小結(jié)性會(huì)議。是為了確保公司的運(yùn)行目標(biāo)方向性的指導(dǎo)，對(duì)產(chǎn)生的問題進(jìn)行實(shí)時(shí)調(diào)整糾偏和改善公司良性運(yùn)轉(zhuǎn)的必要性工具。 (1)會(huì)議由總經(jīng)理召集并主持； (2)會(huì)議日期定為每月最后一工作日下午1:30舉行； (3)經(jīng)營管理層參會(huì)人員對(duì)月度報(bào)表的內(nèi)容進(jìn)行審核； (4)審核未通過的內(nèi)容進(jìn)行討論和決議，并下發(fā)落實(shí)，明確完成日期； (5)對(duì)于要修改的內(nèi)容提出修改意見，并明確修改后的實(shí)施日期； (6)由總經(jīng)理秘書負(fù)責(zé)會(huì)議紀(jì)要并下發(fā)傳達(dá)。 5. 公司其它會(huì)議的定義及程序 公司其它會(huì)議是指公司因某一特殊事件或臨時(shí)重要決定性質(zhì)而舉行的會(huì)議。包含公司各大模塊或部門自行決定舉行的會(huì)議。 (1)公司層面的會(huì)議需要有備案制度 即會(huì)議至少需提前一天填寫會(huì)議申請(qǐng)表交公司行政部行政專員備案登記； (2)明確會(huì)議主題； (3)明確會(huì)議日期； (4)明確會(huì)議地點(diǎn)； (5)明確會(huì)議召集人； (6)明確參會(huì)人員； (7)會(huì)議主要內(nèi)容； (8) 明確會(huì)議記錄并行成會(huì)議紀(jì)要； (9)會(huì)議紀(jì)要內(nèi)容若涉及公司程序文件調(diào)整或修改的應(yīng)立即報(bào)公司行政專員提出申請(qǐng)修改，待批準(zhǔn)后方可實(shí)施； (10) 修改批準(zhǔn)由主管副總經(jīng)理或公司總經(jīng)理簽署。 三、會(huì)議支持服務(wù)及程序 1、公司層面的會(huì)議由公司行政部負(fù)責(zé)主辦或協(xié)辦，行政部行政專員要做好公司各個(gè)會(huì)議的登記申請(qǐng)； 2、行政部行政專員會(huì)后負(fù)責(zé)收集會(huì)議紀(jì)要，審核存檔； 3、行政部行政專員負(fù)責(zé)安排會(huì)議所需的各項(xiàng)后勤服務(wù)必要的需求； 4、會(huì)議召集人或部門對(duì)會(huì)議行政后勤服務(wù)做出三項(xiàng)滿意度選擇。即： 非常滿意 滿意 需改進(jìn) 若需改進(jìn)，請(qǐng)?zhí)岢龈倪M(jìn)建議，以提高公司向更高的管理標(biāo)準(zhǔn)升級(jí)。 四、附件 1、《會(huì)議簽到表》 2、《會(huì)議紀(jì)要表》 3、《會(huì)議申請(qǐng)登記表》 附件一：《會(huì)議簽到表》 會(huì)議簽到表 會(huì)議主題： 會(huì)議時(shí)間： 會(huì)議主持人： 部門 職位 簽到 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 *請(qǐng)?jiān)诤灥綑诤灥剑? *如未能到會(huì)，需由記錄員在簽到欄備注原因；有代替參加者需在下面簽名。 7 附件二：《會(huì)議紀(jì)要表》 會(huì)議紀(jì)要 會(huì)議時(shí)間 會(huì)議地點(diǎn) 會(huì)議主題 參會(huì)人員 序號(hào) 會(huì)議內(nèi)容 完成狀態(tài) 未完成原因 明確完成時(shí)間 責(zé)任人 附件三：《會(huì)議申請(qǐng)登記表》 會(huì)議申請(qǐng)登記表 序號(hào) 會(huì)議主題 會(huì)議時(shí)間 會(huì)議地點(diǎn) 參會(huì) 人數(shù) 申請(qǐng)部門及召集人 會(huì)議需求 會(huì)議支持服務(wù)滿意度 備注 □紙筆 □茶水 □水果 □電腦 □投影 □其它 □非常滿意 □滿意 □待改善 □紙筆 □茶水 □水果 □電腦 □投影 □其它 □非常滿意 □滿意 □待改善 □紙筆 □茶水 □水果 □電腦 □投影 □其它 □非常滿意 □滿意 □待改善 □紙筆 □茶水 □水果 □電腦 □投影 □其它 □非常滿意 □滿意 □待改善